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  Ciudad Real, del 20 al 22 de Octubre de 2010
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Normativa de participación

1. DATOS DE LA ORGANIZACIÓN

Diputación Provincial de Ciudad Real
C/ Toledo, 17. 13071 Ciudad Real

CAPACITALIA.10
http://www.capacitalia.org
info@capacitalia.org

2. DATOS DE CELEBRACIÓN

Pabellón de Ferias y Congresos de Ciudad Real
Camino Viejo de Alarcos, s/n
13005 Ciudad Real
Tf: 926 21 44 15

CAPACITALIA.10 se celebrará del 20 al 22 de octubre de 2010 en horario ininterrumpido de 10.00 de la mañana a 20.00 horas de la tarde.

3. STAND TIPO

El stand que se oferta es el adecuado para ferias y exposiciones. Sus características principales son:
  • Modular de aluminio lacado en blanco.
  • Pilares octogonales de 3 m. de altura.
  • Zócalo de aluminio de 7 cm. de ancho.
  • Cerramientos y divisiones en melamina.
  • Frontis para rotulación de 20 letras.
  • Moqueta ferial ignífuga, con plástico protector.
  • Rotulación de cada stand con el nombre de la empresa expositora en letras de vinilo adhesivo de 50 cm. de altas.
  • La instalación eléctrica e iluminación mediante cableado de 1000 V. según normativa; cuadros de protección y distribución y elementos luminarios mediante lámparas de incandescencia y focos orientables, con un lux de 50 w/mt2. y enchufe de 500 w.
  • Retículo de techo.
  • Mostrador.
  • Mesa.
  • Banqueta.
  • 2 sillas.

4. STAND DE DISEÑO

Las empresas que así lo estimen, podrán contratar sólo el espacio para la posterior construcción de su propio stand. Eventualmente, también se podrá contratar el stand "llave en mano"; en este supuesto, la empresa expositora contratará con el montador del salón todos los servicios.

5. MOBILIARIO COMPLEMENTARIO

La Organización ofrecerá un catálogo de mobiliario y servicios extras feriales adicional para su contratación consistente al menos en sillas, sillones, mesas, mostradores, armarios, percheros, taburetes, vitrinas, baldas, puertas para almacén, ceniceros, podios y frigoríficos, en diversos modelos, así como halógenos, regletas orientables y enchufes, para completar la oferta.

A partir del 10 de Octubre de 2010 los precios se incrementarán un 5%.

6. SERVICIOS EXTRAORDINARIOS

Las acometidas eléctricas correrán por cuenta de cada expositor, que deberá contratar obligatoriamente, al menos el diferencial con la potencia que desee contratar. Opcionalmente, podrá contratar también el cuadro de acometida, realizando individualmente las conexiones internas de cada stand.

De la misma manera, la Organización ofrece la opción de contratar acometida de agua (si la ubicación del stand lo hace posible) y la toma de desagüe con el fregadero.

7. AUDIOVISUALES

La Organización pondrá igualmente a disposición de los expositores una variada oferta de equipos audiovisuales para su alquiler durante el evento.

Para las actividades en el Salón de Actos y Aulas, la instalación dispone de todos los medios audiovisuales necesarios para el montaje de conferencias ó presentaciones durante el desarrollo del evento, cuyo uso queda supeditado a la programación establecida previamente por la Organización.

8. LIMPIEZA

Aunque la limpieza de inauguración (retirada de plásticos y limpieza de moqueta) está incluida en el precio del stand, el expositor podrá contratar la limpieza de su propio stand durante los tres días de celebración del salón. Esta posibilidad tiene dos opciones, pudiendo la empresa limpiadora realizar una ó dos limpiezas diarias, a criterio del expositor.

9. SEGURIDAD

La Organización ha dispuesto un dispositivo suficiente de Seguridad para la vigilancia y custodia de todos los enseres que se encuentren en las instalaciones. Opcionalmente, cada expositor podrá contratar Seguridad específica para su espacio, corriendo con los gastos.

10. CAFETERÍA Y RESTAURANTE

Durante el horario del Salón, permanecerá abierta al público la cafetería del Pabellón y el Restaurante en horario de comida, disponiendo de menú del día y a la carta.

11. SEGURO MULTIFERIA

La Organización ha dispuesto un seguro de responsabilidad civil para todo el evento. Opcionalmente, el expositor que lo desee podrá contratar una ampliación de este seguro con la compañía tomadora de dicho seguro. Para información general, la organización no se responsabilizará de ningún siniestro que ocurra durante la permanencia del expositor en su propio stand ni de las sustracciones que se puedan producir durante el montaje y/ó desmontaje del Salón.

12. CONDICIONES DE CONTRATACIÓN

1) PARTICIPACIÓN
Podrán solicitar su inscripción todas aquellas personas físicas o jurídicas cuya actividad industrial o comercial se considere incluida en los sectores y productos objeto de la manifestación y dispongan de la correspondiente licencia fiscal.

Caso de no cumplir los requisitos exigidos, el expositor, a criterio de la Organización, podría perder los derechos de espacio reservado, quedando éste libre para ser adjudicado a otro solicitante, sin derecho a reclamación. Tampoco se autorizará el acceso al pabellón, para el montaje de stand, sin que se hayan abonado en su totalidad, las cantidades correspondientes.

La aceptación definitiva queda reservada a la Organización, quién podrá rechazar aquellas solicitudes que, a su criterio, no se ajusten a las finalidades del Salón, en cuyo caso, se procederá a la devolución de las cantidades ya ingresadas.

La admisión de solicitudes quedará cerrada en el momento que se hayan completado todos los espacios destinados a zona de exposición o cuando así lo acuerde la organización.
2) FORMA DE PAGO
Los pagos se podrán realizar de la siguiente forma:
  • Pago on-line
  • Transferencia bancaria a favor de la Diputación Provincial de Ciudad Real, referenciado el evento y los conceptos.
  • Los plazos para realizar los pagos, serán los siguientes:
  • 50% del importe total del espacio a la formalización de la inscripción.
  • 50% restante y servicios contratados, antes del 10.10.2010
Sin estos requisitos no se autorizará el montaje del stand.
3) ACUSE DE RECIBO
La organización acusará recibo de las solicitudes de admisión recibidas, y aprobadas, junto con el correspondiente documento de ingreso. En dicho momento, la solicitud se constituirá en contrato entre el expositor y la organización.
4) DISEÑO DE LAS ZONAS DE EXPOSICIÓN
Una vez realizadas y formalizadas todas las solicitudes de participación, el CONSEJO ASESOR realizará la sectorialización del Salón, adjudicando los espacios por orden cronológico de recepción de solicitudes cumplimentadas y abonadas.

En este sentido, el CONSEJO se reservará el derecho de modificar la ubicación de cualquier empresa atendiendo exclusivamente a criterios técnicos y previo conocimiento del expositor.
5) RENUNCIA DEL EXPOSITOR
La renuncia a la participación en el evento, dará lugar a la pérdida de los importes pagados por todos los conceptos.

Si por razones de fuerza mayor, el evento no pudiera llevarse a efecto, se aplazará su celebración, se redujera o ampliara la misma, los expositores se comprometen a no ejercer ningún recurso o acción con los organizadores, para exigir compensación alguna por daños y perjuicios, ni rescindir el contrato.
6) CESIÓN DE DERECHOS
En ningún caso podrá el expositor transferir a terceros los derechos de admisión concedidos por el CONSEJO ASESOR.
7) DESARROLLO DEL CERTAMEN
Horario: el horario fijado para la apertura y cierre de la exposición durante la celebración del Salón será el que señale la organización, quedando prohibida la permanencia del público en el pabellón fuera de las horas marcadas al efecto.

Los expositores y personal de stands, debidamente acreditados, podrán acceder al recinto media hora antes de su apertura al público y podrán permanecer en él hasta media hora después de su cierre al público.

Consideraciones generales:
  • No se permite la utilización de altavoces musicales en los stands, así como ningún tipo de publicidad (carteles, rótulos, banderolas, etc.) que puedan causar molestias al público y/o otros expositores. De igual forma se evitará colocar elementos que denoten evidente peligro para las personas o enseres.
  • Los servicios extras de limpieza, vigilancia, dentro del pabellón ferial, serán encargados obligatoriamente a los adjudicatarios oficiales designados por la organización, si los hubiere. En este sentido, la organización se reserva el derecho de fotografiar o filmar por cualquier medio las instalaciones y stands, así como los artículos expuestos en los mismos, a través del adjudicatario oficial, y utilizar en exclusiva estas reproducciones.
  • La distribución de cualquier tipo de publicidad (folletos, octavillas, impresos, etc) se realizará dentro del espacio contratado por el expositor, no pudiendo hacerse propaganda alguna de empresas que no hayan formalizado su presencia en el evento.
  • Los artículos expuestos deberán permanecer en el stand durante los días de celebración del evento, pudiendo ser retirados a su término, previa autorización y puesta en conocimiento del personal de seguridad. En general, la entrada y salida de mercancías durante el evento se podrá realizar hasta una hora antes de la apertura o después del cierre al público, respectivamente.
8) MONTAJE Y DESMONTAJE DEL STAND
  1. Acreditaciones:
  2. La empresa montadora vendrá obligada a solicitar de la organización los pases de montaje y desmontaje individualizados, presentando la copia del contrato o de la adjudicación, así como las copias de los últimos TC1 y TC2, donde vendrán los nombres de las personas que van a efectuar los trabajos.

    Si dicho trabajo se realiza de forma esporádica (transportistas, gruistas, etc), éstos deberán proveerse de un pase especial que tendrá validez temporal.

    En cualquier caso, toda persona que permanezca en el pabellón durante el montaje o desmontaje del Salón, deberá ir provista de la correspondiente acreditación, que presentará a requerimiento del personal de vigilancia y/o de los servicios del pabellón.

  3. Requisitos a tener en cuenta durante el montaje:
    1. Queda terminantemente prohibido afectar los edificios e instalaciones del pabellón ferial, ni pintar, clavar, fijar tacos, rozar paredes, suelos, columnas, ni elementos estructurales del edificio. Los desperfectos ocasionados serán facturados a parte a la empresa o entidad causante.
    2. Las paredes de los stands tanto modulares como de diseño, deberán quedar completamente acabadas y pintadas y/u ornamentadas en su parte posterior.
    3. Se tendrá bien presente no tapar ni impedir la utilización de las zonas comunes o de servicio del pabellón ferial donde se desarrolla el certamen, ni tampoco las acometidas y/o redes generales de suministro y emergencias, ni las vías de evacuación.
    4. Queda prohibida la estancia prolongada de vehículos pesados en el interior del pabellón, para lo cual se estará a las órdenes del personal de seguridad que establecerá los momentos en que dichos vehículos puedan acceder al recinto.
    5. Si una vez inaugurado el Salón, se observara que el expositor ha ocupado mayor superficie que la contratada inicialmente o hubiera ocasionado cualquier desperfecto imputable a su empresa, se le pasara el cargo correspondiente por cada concepto.
    6. Solamente a efectos de montaje, los stands modulares estarán terminados al menos 48 horas antes de la inauguración del Salón. En el caso de contrataciones de "suelo libre", el inicio de la actuación de cada expositor se podrá fijar con anterioridad, en función de sus necesidades y de las posibilidades de utilización de las instalaciones.
    7. Si fuera preciso suspender del techo algún elemento, éste tendrá que ser valorado previamente por el Pabellón, quedando expresamente prohibido colgar nada en techos o columnas de la instalación.

  4. Requisitos a tener en cuenta durante el desmontaje:
    1. Acabado el evento, el expositor deberá retirar los elementos y productos que integran el stand, dejando las instalaciones libres en el plazo máximo de 24 horas. En el caso de stands de diseño eventualmente, se podrán fijar otros plazos, aunque, en ningún caso, la organización permitirá la permanencia de infraestructuras o enseres más de dos días.
    2. El desmontaje y retirada de enseres comenzará el mismo día de la clausura, una hora después de la misma, previa autorización de la organización.
    3. El personal de seguridad y organización en su caso, realizarán la inspección y control de los trabajos de montaje y desmontaje, coordinación en las labores de desalojo, identificación de las personas y cumplimiento de las normas, pudiendo suspender los trabajos cuando no se ajuste a los mismos, o invitar a abandonar el pabellón a cualquier persona no acreditada.
9) SERVICIOS DEL SALÓN
  1. La competencia del expositor sobre el espacio que se le ha asignado comprende, el alquiler del mismo desde la fecha señalada para el montaje, durante el Salón y hasta el plazo que se fije para el desmontaje.
  2. El expositor que así lo desee podrá alquilar el espacio libre de estructuras, decorándola por su cuenta, a cuyos efectos deberá proceder, al menos, a la contratación de la acometida eléctrica que sea necesaria.
  3. De la misma manera, el expositor podrá disponer en su stand, previa solicitud en tiempo y forma, de instalación eléctrica adicional, agua, desagüe, teléfono, mobiliario ferial, limpieza, y todos aquellos servicios ofertados en la documentación de contratación, que serán facturados con arreglo a las tarifas vigentes, aprobadas por la Diputación Provincial de Ciudad Real, debiendo hacer efectivo su pago antes de proceder al montaje de la exposición.
  4. Serán servicios gratuitos para el expositor la seguridad permanente de las instalaciones, las labores de mantenimiento del salón y la limpieza de los espacios comunes. En este sentido, se deberá depositar en los lugares destinados a ello, los embalajes y material inservible.
10) SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL MULTIFERIA
Dicho seguro se contrata obligatoriamente con la organización del Salón, va incluido en el costo total de la participación, y se hace efectivo con el abono de las cantidades estipuladas en las condiciones generales del contrato. El personal dependiente de los expositores y todo aquel que intervenga en los trabajos del pabellón ferial, deberá estar asegurado contra accidentes, y al corriente en los pagos de seguros sociales, impuestos y demás obligaciones laborales y fiscales, declinando la organización cualquier responsabilidad por incumplimiento de los mismos.
11) MEDIDAS DE SEGURIDAD
Quedan prohibidas cualesquiera actuaciones que supongan riesgo de siniestro o accidente, más allá de las propias de montaje o desmontaje de stands y uso de maquinaria, salvo expreso consentimiento de la organización, previa petición por escrito del expositor para el desarrollo de determinadas actividades, y con observancia de lo que dispone el Reglamento de Régimen Interno para el Desarrollo de Actividades en el Pabellón Ferial, aprobado por la Diputación Provincial de Ciudad Real.

Dentro de las tarifas vigentes se encuentra incluido el servicio de seguridad extra que deberá ser solicitado, en tiempo y forma, a la organización.
12) ASPECTOS JURÍDICOS Y CONTRACTUALES
De la responsabilidad: La organización no se responsabiliza de los posibles accidentes, daños o perjuicios de cualquier naturaleza que puedan producirse sobre personas o cosas, tanto por el expositor como por terceros.

Igualmente, la organización no se hace responsable de pérdidas de material y objetos depositados en cada stand por hurto, robo o daño que puedan sufrir, antes, durante o después del evento, aún cuando adoptaran las medidas de vigilancia oportunas.
13) DESCONVOCATORIA DEL SALÓN
Si por causas imputables a la organización fuera desconvocado el Salón, los expositores tendrán derecho al reintegro de las cantidades entregadas hasta ese momento, sin derecho a indemnización alguna por esta causa.

No se considera causa imputable a la organización, casos fortuitos de fuerza mayor o con origen en material de huelga, cortes de energía o causas de similar gravedad.

13. PLANO DE SITUACIÓN

Plano del Salón

14. NORMAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE

El expositor que haya contratado stand modular tendrá 24 horas para su decoración, coincidiendo con el día anterior a la fecha de inauguración. Eventualmente, si así se considerara se permitirá su presencia desde dos días antes.

En ambos casos (montaje y desmontaje) el servicio de Seguridad de la instalación requerirá del expositor la "orden de montaje/desmontaje" expedida por la organización del Salón, declinando cualquier responsabilidad en la pérdida ó sustracción de los enseres depositados en cada stand.
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